办理著作权合同备案首先由申请人提交登记申请材料，登记机构核查接收材料，审查完成后通知申请人缴纳登记费用，申请人缴费后向登记机构申请登记，登记机构受理申请后审查，制作发放登记证书并公告。

自登记机构受理登记申请后30个工作日内办理完成。需要补正材料的，申请人自接到补正通知书后两个月内完成补正，登记机构自收到符合要求的补正材料后30个工作日办理完成。

《中华人民共和国著作权法》第二十六条规定，著作权许可使用合同的有效期限不超过十年。