根据有关法律规定，函件应当首先阐明事实，如受函单位与发函方过去发生业务所订立的合同的主要内容，包括货物品名、交货数量、时间，地点、价款；合同履行情况。

拖欠债款数额，双方交涉的情况及有关约定；其次要运用法律说明过错方的责任，及其应采取的正确态度。第三提出处理意见和解决的办法，强调继续违约可能产生的后果，以及发函方准备采取的措施。