1、工程勘察设计单位在建设工程勘察设计合同签订后，将材料报送到项目所在地省辖市或县(市)建设行政主管部门办理合同备案手续；
2、省辖市或县(市)建设行政主管部门在2个工作日内对提交的合同及有关材料进行核验。
符合备案要求的，在正式合同文本上签署意见并加盖公章。
合同备案须提交的材料
1、《建设工程勘察设计合同备案表》(一式三份)；
2、《勘察设计企业诚信手册》原件；
3、勘察设计合同正式文本(不少于三份)；
4、勘察设计单位营业执照、资质证书副本复印件(加盖本单位公章)；
5、《建设工程勘察设计合同备案表》中所列参加项目人员的近期社保证明复印件(近六个月内开具的社保证明均有效)，对军队、高校或其它事业单位从事工程勘察设计的事业编制的专业技术人员需提供所在单位上级主管部门人事部门的人事证明材料复印件。
《勘察设计企业诚信手册》、营业执照、资质证书副本及社保证明(人事证明材料)原件由项目所在地市(县)建设行政主管部门审核后退还；
对在本单位工商注册所在地承接的项目备案时，《勘察设计企业诚信手册》、营业执照、资质证书副本原件只须在每年第一次办理备案时交由市(县)建设行政主管部门审核。

法律依据

《中华人民共和国城乡规划法》第四十条 在城市、镇规划区内进行建筑物、构筑物、道路、管线和其他工程建设的，建设单位或者个人应当向城市、县人民政府城乡规划主管部门或者省、自治区、直辖市人民政府确定的镇人民政府申请办理建设工程规划许可证。 申请办理建设工程规划许可证，应当提交使用土地的有关证明文件、建设工程设计方案等材料。需要建设单位编制修建性详细规划的建设项目，还应当提交修建性详细规划。对符合控制性详细规划和规划条件的，由城市、县人民政府城乡规划主管部门或者省、自治区、直辖市人民政府确定的镇人民政府核发建设工程规划许可证。 城市、县人民政府城乡规划主管部门或者省、自治区、直辖市人民政府确定的镇人民政府应当依法将经审定的修建性详细规划、建设工程设计方案的总平面图予以公布。